Exploiter la technologie pour rendre justice

Exploiter la technologie pour rendre justice

Les tribunaux de tout le pays sont inondés de données, et bon nombre d’entre eux font face à d’importants arriérés d’affaires. La modernisation de la technologie est essentielle pour qu’ils puissent mieux utiliser les données et traiter les affaires plus efficacement, ce qui leur permet de mieux s’acquitter de leurs responsabilités constitutionnelles et judiciaires.

Comme beaucoup de ses pairs, la Cour supérieure du comté d’Orange en Californie a dû faire face à une série de défis opérationnels et de gestion des données. OC Superior Court, le cinquième plus grand système judiciaire de première instance aux États-Unis, comprend cinq tribunaux, 144 postes judiciaires autorisés et 1 477 employés à temps plein.

Pour répondre à ses diverses exigences opérationnelles et faire progresser la maturité de ses données, le tribunal avait besoin d’une plate-forme de base évolutive et portable. Avec l’aide d’une subvention d’innovation en analyse de données, la Cour supérieure d’OC a collaboré avec Microsoft et d’autres partenaires technologiques pour maximiser son utilisation des données, moderniser et automatiser ses processus et s’assurer qu’elle pouvait administrer efficacement une justice égale en vertu de la loi.

RELEVER LES DÉFIS OPÉRATIONNELS ET DE GESTION DES DONNÉES DE LA COUR

La Cour supérieure d’OC a fait face à plusieurs défis enracinés dans le passé, selon David Yamasaki, le directeur général de la cour, et Darren Dang, le directeur financier et administratif de la cour. Ces problèmes comprenaient la difficulté à embaucher du personnel possédant les bonnes compétences en matière de données, un manque de pratiques commerciales et de gestion des données normalisées dans l’ensemble du système judiciaire et un écosystème technologique fragmenté dans lequel les données et les documents étaient répartis sur trois systèmes de gestion des cas sur site.

L’inefficacité était un autre défi. L’équipe de Dang produisait des rapports convaincants et perspicaces sur les opérations du tribunal, mais le processus était manuel et impliquait plusieurs personnes extrayant des données de différents systèmes et consolidant ces informations dans une feuille de calcul Excel.

“En Californie, chaque tribunal local est sa propre entité distincte”, a déclaré Yamasaki. « Nous avons des PDG distincts et différentes autorités de nomination. Mais du point de vue du financement législatif, nous sommes considérés comme une troisième branche monolithique du gouvernement. Nous sommes perçus comme une seule entité, mais nous fonctionnons tous différemment.

Cette dichotomie a un impact sur la manière dont les tribunaux poursuivent de nouvelles innovations, a-t-il déclaré. “Nous avions besoin d’une solution qui fonctionnait pour nous localement, mais qui s’adressait également à l’ensemble de la filiale.”

« Du point de vue du processus, nous avons beaucoup de commis », a ajouté Dang. « Obtenir une cohérence dans les pratiques commerciales et avoir une définition commune des données était également très difficile. Ensuite, il y avait plusieurs problèmes de technologie. C’était juste écrasant même de savoir par où commencer.

Heureusement, la Cour supérieure d’OC a reçu un coup de pouce utile pour faire progresser son utilisation des données. En 2017, le système judiciaire a reçu une subvention d’innovation en analyse de données de l’État pour construire un entrepôt de données basé sur le cloud. Le succès précoce du projet a également inspiré un flux de travail et un cadre de gouvernance des données à l’échelle de la succursale. En 2019, le Conseil judiciaire de Californie a lancé des pilotes de plateforme technique dans cinq de ses autres tribunaux.

La feuille de route quinquennale des données d’OC Superior Court l’a fait passer d’un entrepôt de données de base conçu pour unifier et consolider ses données opérationnelles à l’exploitation des échanges de données, de l’analyse prédictive et des informations basées sur l’IA pour améliorer ses opérations.

Le tribunal est devenu une organisation axée sur les données qui est déjà devenue un modèle national.

TRANSFORMATION DES DONNÉES DANS LE SYSTÈME JUDICIAIRE

OC Superior Court a décidé de travailler avec Microsoft pour plusieurs raisons.

Premièrement, il utilisait déjà de nombreuses solutions de Microsoft pour ses opérations quotidiennes. Un autre attrait, a déclaré le CIO du tribunal Brett Howard, était l’approche collaborative de Microsoft pour travailler avec les clients.

“J’ai été un fan en raison de leur partenariat continu avec le tribunal. Ils partageaient également nos valeurs sur l’importance de la justice », a déclaré Howard. « Nous nous sommes concentrés sur la migration de tout vers le cloud, et le modèle de réussite client de Microsoft a été la clé du succès de notre migration. L’approche de Microsoft ne consistait pas seulement à vendre des licences et des produits. Il s’agissait de s’engager avec nous, de comprendre quels étaient nos problèmes, où nous essayions d’aller, puis de fournir diverses ressources pour nous aider à y arriver.

OC Superior Court a mis en œuvre une gamme de solutions Microsoft axées sur les données, notamment :

Serveur SQL Azure pour une gestion plus efficace des données et un transfert de données sécurisé entre les applications.

Azure Databrick pour étendre les capacités d’analyse prédictive du tribunal.

Microsoft Power BI pour des visualisations de données et des tableaux de bord puissants qui rendent l’informatique décisionnelle plus accessible.

Reconnaissance des formulaires Microsoft pour le traitement automatisé des données piloté par l’IA qui facilite l’extraction et la structuration des métadonnées dans les documents.

Applications de puissance pour permettre une prise de décision en temps réel et basée sur les données.

SharePoint en ligne pour une gestion des documents et une collaboration d’équipe plus rationalisées.

La mise en œuvre initiale d’OC Superior Court s’est déroulée sur une période de trois ans, de 2017 à 2020, pour extraire les données de ses trois systèmes de gestion des cas et créer un nouvel entrepôt de données. Avec son flux de travail à l’échelle de la branche et son cadre de gouvernance des données en main, le tribunal a commencé à travailler avec l’équipe Microsoft et les partenaires technologiques et de conseil de l’entreprise pour mettre en œuvre des solutions commerciales basées sur les données qui ont transformé la façon dont le tribunal menait ses activités.

INNOVER LA FAÇON DONT LA COUR FAIT DES AFFAIRES

Les améliorations apportées aux données et à la technologie du tribunal ont transformé les opérations de plusieurs façons. L’analyse prédictive, par exemple, aide le tribunal à gérer sa charge de travail en anticipant les dépôts, le nombre de procès et d’audiences sur son rôle et le nombre de jurés à convoquer. Forms Recognizer permet au tribunal d’extraire des métadonnées des documents de dépôt, de les classer et de caviarder certaines informations.

La maximisation de l’utilisation de ses données a aidé la Cour supérieure d’OC à assurer l’équité et la justice dans la distribution de son financement. Auparavant, les tribunaux recevaient des allocations de financement de la législature et du Conseil judiciaire de Californie, l’organe directeur du système judiciaire, en grande partie sur la base des allocations de l’année précédente. Cependant, les tribunaux de certaines régions de l’État ont connu une croissance exponentielle, ce qui a entraîné une augmentation de la charge de travail. Désormais, les ressources de financement sont déployées là où la demande et les besoins sont les plus élevés en fonction de l’arriéré de dépôts de chaque tribunal plutôt que de distribuer les fonds de l’arriéré à l’échelle de la branche.

Le tribunal utilise également Power BI de plusieurs manières pour mieux exploiter ses données. L’équipe de Dang n’a plus besoin d’extraire et de compiler manuellement les rapports. À la place, ils peuvent utiliser des tableaux de bord pour rendre les informations plus accessibles. Dans le même temps, les capacités d’analyse et de visualisation des données de Power BI permettent à OC Superior Court de suivre plus efficacement les taux de vacance et d’effectuer des prévisions pour mieux gérer le personnel et équilibrer son budget. Power BI aide également l’organisation à améliorer la planification de la relève, a déclaré Dang. Par exemple, avec des départs à la retraite imminents, l’organisation pourrait perdre de nombreux membres de son équipe de direction au cours des cinq prochaines années. Grâce à cette visibilité accrue des données, a déclaré Dang, le tribunal a développé un programme de pipeline de leadership appelé “Level Up”.

Sa transformation des données sur trois ans a également aidé la Cour supérieure d’OC à renforcer sa résilience pendant la pandémie. Le tribunal a pu suivre les cas de COVID-19 au sein de son organisation de manière plus transparente et partager ces informations avec les employés. Cela lui a permis de prendre de meilleures décisions en matière de dotation en personnel, de sécurité des employés et de réouverture pour garantir que le travail du tribunal se poursuive avec un minimum de perturbations.

“Nous organisions probablement le plus grand nombre de procès devant jury dans le pays parce que les données nous ont aidés à reconnaître comment assurer la sécurité de tout le monde”, a déclaré Yamasaki.

Le parcours des données du tribunal a eu un impact à l’échelle de l’État. Il est finalement devenu un incubateur pour une plus grande initiative de données sur les tribunaux à l’échelle de l’État. L’incubateur est ensuite devenu un programme pilote financé par l’État impliquant cinq tribunaux. L’avancement de la maturité de ses données a également permis à la Cour supérieure d’OC de collaborer plus efficacement avec d’autres organismes judiciaires. CourtStack en est un exemple. Avec CourtStack, la Cour supérieure d’OC collabore avec trois autres tribunaux et le Conseil judiciaire de Californie pour développer une architecture permettant d’extraire plus facilement les données de toutes les applications utilisées par ces tribunaux.

Autant qu’il est déjà venu, OC Superior Court prévoit de continuer à faire progresser ses capacités de données. Yamasaki, Dang et Howard disent tous que l’organisation est en quête permanente de fluidité des données et de transformation des données dans une deuxième langue. Le tribunal prévoit de continuer à partager ses connaissances et ses meilleures pratiques avec d’autres tribunaux de Californie et du pays.

D’autres systèmes judiciaires qui souhaitent suivre les traces de la Cour supérieure d’OC devraient être encouragés par le processus de mise en œuvre de la technologie, a déclaré Howard. Avec une bonne planification, un partenaire collaboratif et une feuille de route stratégique complète, ils peuvent eux aussi évoluer vers des organisations axées sur les données.

“Il est important de commencer petit, de le parcourir, puis d’aller plus loin”, a déclaré Howard. “Cela a été une formule vraiment réussie pour nous.”

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