Seuls mes amis les plus proches savent que je ne suis pas le voyageur le plus organisé. C’est un secret que j’ai réussi à bien cacher. Mais lorsque j’ai essayé de m’enregistrer dans un hôtel au Cap, en Afrique du Sud, récemment, la vérité a éclaté.
J’ai détaché mon porte-passeport et un tsunami de talons de billets d’avion, de reçus d’épicerie et de résultats de tests COVID-19 s’est répandu sur le comptoir. Les bouts de papier trahissaient la durée de mon voyage, d’une carte d’embarquement de Qatar Airlines à un résultat de test PCR expiré de Lisbonne.
« Prends ton temps », m’encouragea une réceptionniste du SunSquare Cape Town Gardens Hotel tandis que je cherchais mon passeport. Mais cela n’a fait qu’empirer les choses. Le passeport était coincé entre des bouts de papier, et les assurances de l’employé de l’hôtel m’ont fait tourner la tête.
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Je sais je sais. J’aurais dû être prêt avec ma carte d’identité. J’aurais dû classer ces reçus il y a des semaines.
Comment organisez-vous toutes vos affaires lorsque vous voyagez ? Il est plus difficile que jamais de répondre à cette question car les voyages ont changé depuis le début de la pandémie de coronavirus. Vous devez maintenant jongler avec votre carte d’identité ou votre passeport avec votre carte d’embarquement et vos documents COVID-19, y compris votre documentation sur les vaccins et la PCR ou le test d’antigène, s’ils sont toujours nécessaires.
Ce n’est pas une mince tâche. J’ai vu des passagers s’approcher d’un comptoir de billets d’avion avec des piles de papiers. Ils ne semblent pas savoir quelle est la fin. Pour aggraver les choses, de nombreux employés des hôtels et des compagnies aériennes sont relativement nouveaux et ne savent pas toujours ce qu’ils lisent ou ce qu’ils devraient vérifier. C’est le chaos.
“Les voyageurs doivent se préparer et faire leurs valises encore plus soigneusement avant leur voyage”, déclare Rajeev Shrivastava, PDG de VisitorsCoverage.com, un marché mondial de l’assurance voyage. “Il peut être facile d’oublier des choses lorsque vous préparez votre bagage à main avec tout ce dont vous aurez besoin pour le vol, mettez à jour vos documents de voyage et vérifiez la météo et les alertes COVID pour votre destination.”
Voyagez avec le bon bagage à main
Pour s’organiser, il faut les bons bagages. La voyageuse fréquente Mia Clarke préfère tout bagage à main ou sac à dos adapté aux voyages. Assurez-vous qu’il a une poche avant zippée.
“Cela vous garantira la flexibilité d’accéder facilement à vos articles de toilette, médicaments et autres articles”, déclare Clarke, qui a fondé une entreprise qui fabrique des onduleurs. “Gardez certains de vos articles de toilette, comme du dentifrice ou des brosses à dents, une bouteille d’eau et un désinfectant pour les mains adapté aux voyages dans la poche latérale de votre sac afin d’avoir toujours ces articles à portée de main.”
Je suis partisan d’un sac à dos car généralement, personne ne vous en voudra dans un avion, même sur l’une de ces compagnies aériennes à rabais où ils vous facturent les bagages à main.
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Utilisez des cubes d’emballage
C’est ce que fait l’experte en organisation Kate Hart avant de voyager. Elle aime emballer des cubes, qui lui permettent d’organiser les vêtements, les fils et l’électronique dans des compartiments séparés.
“Par exemple, ayez des articles de toilette à un endroit, des vêtements plus chauds ou des cardigans à un autre, des serviettes dans le troisième cube – vous voyez l’idée”, explique Hart, responsable d’un service de relocalisation basé au Royaume-Uni.
Vous pouvez aller encore plus loin dans le concept modulaire. Les bagages modulaires vous permettent d’empiler un sac à dos ou un sac polochon sur votre roll-aboard. Cela vous permet de rouler vos bagages n’importe où, sauf peut-être sur des routes pavées. Si vous pouvez empiler vos bagages et utiliser des cubes d’emballage, vous êtes sur la bonne voie pour être plus organisé.
Faites une liste de contrôle et utilisez-la
“La préparation d’un voyage nécessite le suivi d’une énorme quantité d’informations”, explique Chris Emery, rédacteur en chef d’Ordealist.com, un guide des voyages d’aventure en véhicule. “Une liste de contrôle vous permettra de rester organisé lorsque les choses deviennent mouvementées.”
La liste de contrôle doit contenir une liste des éléments essentiels. Prenez également des photos de vos bagages et de leur contenu, au cas où vous auriez à déposer une réclamation d’assurance voyage.
Des experts en organisation comme Emery se réfèrent à leur liste pour s’assurer qu’ils n’ont pas oublié d’emballer quelque chose – ou qu’ils n’ont rien oublié en rentrant chez eux.
Faites attention aux détails
Voici un détail que vous voudrez garder à portée de main : votre numéro de passeport. Ils vous le demanderont encore et encore lorsque vous voyagerez à l’étranger. J’ai presque mémorisé le mien. Si vous ne pouvez pas le faire, conservez-le quelque part sur votre téléphone.
“Vous avez besoin de votre numéro de passeport pour tous les formulaires, et il est plus facile et plus rapide de le retirer de votre téléphone que de le sortir constamment de son lieu de stockage sûr”, explique Robin Cline, fondateur de Cline & Co. Travel Consulting. “Cela réduit également le risque d’égarer votre passeport.”
Voici quelque chose d’autre que vous devez probablement mémoriser : votre numéro de téléphone. Je sais, ça a l’air idiot, mais tu ne t’appelles jamais. Presque tous les formulaires exigent que vous y mettiez votre numéro de téléphone. N’oubliez pas le code pays “+1” si vous êtes à l’étranger ; sinon, les appels et les SMS ne vous parviendront jamais.
Faire des copies numériques de documents importants
“Avoir des documents accessibles à la fois sur papier et numériquement”, explique Annie Sisson, consultante en voyages pour les voyageurs indépendants et fondatrice de Into the Bold. “Créez un dossier de fichiers sur votre téléphone et conservez-y les versions PDF de vos documents.”
Vous n’aurez peut-être jamais besoin du document. Mais si vous ne pouvez pas récupérer vos passeports pour une raison quelconque, votre hôtel ou votre compagnie de croisière peut accepter une photo qui leur est envoyée par e-mail – cela m’est arrivé.
Les sauvegardes numériques sont également importantes au cas où vous perdriez votre passeport. Remarque : les voyageurs fréquents qui doivent demander un visa devraient envisager d’obtenir un passeport américain en double.
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Bob Bacheler, directeur général de la société de transport médical Flying Angels, recommande également un portefeuille de secours avec une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement, telle qu’une carte Global Entry, une carte de passeport ou une autre pièce d’identité que la TSA acceptera pour embarquer sur un vol.
“Si vous devez remplacer votre passeport, c’est beaucoup plus facile si vous pouvez présenter une copie du passeport et une pièce d’identité valide délivrée par le gouvernement”, dit-il.
Oui, il y a une application pour ça
Certains conseillers en voyages utilisent une feuille de calcul en ligne, un calendrier partagé ou un programme appelé Axus pour créer et partager des itinéraires. Si vous concevez votre propre voyage, vous pouvez également télécharger TripIt, une application de gestion d’itinéraire qui organise toutes vos réservations de voyage en un seul endroit.
Taryn White, responsable des voyages pour The Trip Wish List, aime TripIt car il contient également des avis de santé et de sécurité publiques, des politiques d’annulation, de nouvelles directives de voyage et des informations de voyage spécifiques à chaque pays.
“Les téléchargements de documents sont incroyablement utiles pour stocker des images en ligne de vos cartes de vaccination, des codes QR mobiles, des copies de passeport et des photos de vos bagages”, ajoute-t-elle.
J’ai utilisé TripIt et Axus et je préfère la flexibilité d’un calendrier en ligne. Mais à chacun le sien.
Moins est plus
Remarquez un thème ici? Les pros vous diront de regrouper tous vos effets personnels dans un bagage à main, de créer une liste simple, de sauvegarder tous vos documents importants en ligne et de prêter attention aux détails.
Cela se résume à ce simple conseil : moins, c’est plus. Si vous voulez rester organisé, perdez une partie de vos bagages avant de partir.